Учет в программе для сервисного центра УСУ

Учет в программе для сервисного центра УСУ

Ремонт в используемом здесь контексте подразумевает восстановление техники, которая была сдана сервисный центр, ремонтную мастерскую, службу быта и пр. Работу таких предприятий по ремонту техники, предметов, вещей можно автоматизировать, тем самым упорядочив процедуры приема заказов и собственно ремонта, учет запасных частей, использованных в ремонтных работах, взаимодействие с клиентами.

Начнем с того, что автоматизация ремонта предоставляет возможность вести складской учет в автоматическом режиме, сокращая издержки во времени на регистрацию пришедшего товара и учет замены запчастей. Для этого программа для сервисного центра регистрируют товары, полученные для ремонта, формируя номенклатурный ряд, где указывает их товарные характеристики, по которым товар может быть быстро найден на складе. При этом товары могут иметь или не иметь штрихкод. При использовании товара в ремонтных работах, он автоматически списывается со складского учета, при этом есть опция в программе, когда можно выбрать вариант оплаты клиентом данной запчасти или оставить без выставления счета. Второй вариант случается обычно при сервисном обслуживании техники.

В принципе, благодаря автоматизации, предприятие ремонта может приобретать отдельные товары под заказы клиентов и реализовывать их, учет продаж также будет автоматизирован, а регистрация торговых операций будет производиться через окно продаж – электронную форму с указанием всех участников сделки. Следует отметить, что формирование номенклатурного ряда может вестись как в ручном режиме – через аналогичное окно товара, так и в автоматическом – через импорт данных из электронных приходных накладных. Автоматизированный складской учет оперативно сообщает о текущих остатках и заблаговременно уведомляет об окончании товара, предоставляя заявку для его закупа.

Работа предприятия ремонта ведется в программе в папке Заказ-наряды, где собраны все заказы, выполненные данным предприятием ремонта. Заказ можно найти легко в сформированной временем базе нарядов по дате приема, клиенту, мастеру, выполнявшем работы. Для оформления нового заказа открывают другую форму – окно заказа, разделенное на три части, в одной из которых указывают предмет обращения – то, что подлежит ремонту, во второй части – клиента, в третьей – описание проблемы. В заказ-наряде сразу можно указать мастера, который будет работать над заказом.

Стоимость заказа рассчитывается автоматически на основании прайс-листа предприятия и с учетом замены поврежденных деталей на новые. При завершении оформления оператор может сразу сообщить клиенту о полной стоимости ремонта, предоставив ему квитанцию с полной детализацией работ и замен. Если стоимость ремонта удовлетворяет клиента, он вносит оплату или ее часть. В последнем случае автоматизированная система учета возьмет под контроль полный расчет, окрасив данный заказ красным цветом для постоянного напоминания оператору о необходимости финального взноса.

Далее заказ поступает в цех. Если ремонт составляет несколько этапов и требует участия разных специалистов, создается общий план, где по каждому этапу будут указаны сроки исполнения и ответственное лицо. Как только заказ выходит с очередного участка работы, все заинтересованные лица получают всплывающее уведомление, поэтому всегда можно определить местонахождение заказа, степень его готовности. Как только ремонт завершен, оператор получает соответствующее уведомление и информирует клиента о выполненной работе.

Взаимодействие с клиентом может осуществляться посредством sms-сообщений или отправкой на e-mail соответствующих документов. Следует отметить, что при приемке продукции составляется акт приема с описанием выявленных повреждений, чтобы клиент не мог предъявить незаслуженных претензий. Акт подписывается обеими сторонами и к нему прикладывается фотография предмета, подлежащего ремонту. Это изображение будет присутствовать во всех документах, которые сопровождают данный заказ, как-то: акт технического состояния, гарантийный талон, товарный чек.